1. Buka file [Aplikasi Sistem Pembukuan.xlsx]
2. Klik Mulai. Anda berada di Menu Utama Sistem Pembukuan.
3. Pada penggunaan pertama kali, harus dilakukan Set up terlebih dahulu. Caranya, klik [Setting Up].
3.a. Setting Tahun dan Pengelolah.
• Pada Menu Setting klik [Setting Tahun dan Pengelolah], lalu isikan data pengawas dan pengurus/pengelolah, tanggal pendirian dan lain-lain yang berkaitan dengan institusi.
• Berikutnya lakukan setup Tahun Buku dengan cara klik dan ubah angka tahun pada [Menu Setting up Institusi/Lembaga], cell C3.
3.b. Setting Nomor dan Nama Perkiraan
• Pada Menu Setting klik [nomor dan Nama Perkiraan].
• User diperbolehkan melihat nomor dan Nama Perkiraan tetapi tidak diperkenankan mengubah atau mengeditnya. Hal ini demi menjamin validitas data.
3.c. Setting Neraca Awal
• Pada Menu Setting klik [Setting Neraca Awal]. Pastikan bahwa angka tahun di bagian bawah kop Neraca Awal sudah sesuai dengan setting Tahun Buku yang telah anda lakukan pada langkah sebelumnya. Jika belum sesuai, lakukan setting Tahun Buku seperti langkah-langkah di atas.
• Isikan cell-cell yang kosong dengan nilai nominal dari nomor dan nama perkiraan yang bersesuaian dari data pembukuan tahun sebelumnya. Jangan lupa cek kembali dengan melihat dan memastikan bahwa Jumlah Total kolom Debet dan kolom Kredit Neraca Awal harus SAMA (Balance). Lihat cell D81 dan E81. Jika sudah balance, pekerjaan dapat dilanjutkan. Jika belum, lakukan koreksi.
4. Setelah Setting Awal selesai dilakukan, Sistem Pembukuan siap digunakan. Pada Menu Utama, Klik [Pembukuan]. Anda kini berada di Menu Softbook.
Lakukan pencatatan transaksi tunai bulan ini (Januari, misalnya) pada Buku 1 (Buku Mutasi Kas Harian) dengan cara klik [Buku 01] pada baris Januari dan pada kolom Mutasi Kas Harian.
Anda berada pada Menu Mutasi Kas Harian. Klik tanggal kejadian transaksi. Isikan transaksi pada tanggal yang sesuai dengan kejadian transaksi, klik kolom 2, pilih KM untuk kas masuk, dan KK untuk kas keluar. Lalu klik kolom 4 untuk memilih no./kode perkiraan yang sesuai dengan kejadian transaksi. Hal ini dapat menggunakan pedoman pada No dan Nama Perkiraan.
5. Bila pada bulan Januari ini ada transaksi non tunai isikan transaksi non tunai tersebut pada Buku 05 (Buku Jurnal Memorial/BJM). Tetapi jika tidak ada transaksi non tunai maka buku 5 tidak usah diisi.
Cara :
5.a. Pada Menu Softbook, klik [Buku 03-07] pada baris Januari dan pada kolom Neraca. Anda berada pada menu Neraca, lalu klik [Buku Jurnal Memorial/BJM] (Buku 05). Isikan transaksi non tunai pada kolom debet pada baris perkiraan yang sesuai, kemudian isikan juga pada kolom kredit nilai-nilai yang ada pada kolom debet tadi pada baris-baris perkiraan di kolom kredit yang sesuai. Lihat baris terakhir (baris jumlah) pada buku 5 ini. Pastikan jumlah kolom debet dan kolim kredit adalah SAMA/BALANCE. Jika belum balance, maka jangan lanjutkan pekerjaan, lakukan pemeriksaan ulang sampai balance.
5.b. Jika buku 1 telah terisi, dan buku 5 juga telah terisi dengan jumlah debet dan kredit telah balance, maka buku yang lain (buku 2, 3, 4, 6 dan 7) akan terisi otomatis. Jadi tinggal print saja. Praktis, bukan?
5.c. Jika pengisian buku 1 dan 5 sudah selesai, periksa juga pada buku 6. Pastikan bahwa kolom Saldo Awal dan Transaksi Bulan ini, jumlah debet dan kreditnya juga harus SAMA/BALANCE. Jika belum balance, maka jangan lanjutkan pekerjaan, lakukan pemeriksaan ulang sampai balance.
CARA PENGGUNAAN SISTEM PEMBUKUAN (Softbook)
SECARA RINCI DARI BUKU 01 s.d. BUKU 07
CARA MENGGUNAKAN BUKU 01
1. Dari Menu Aplikasi, klik [Mulai] untuk menuju Menu Utama, Klik [Pembukuan] untuk menuju Menu Softbook, klik [BUKU 01] untuk menuju Menu Mutasi Kas Harian/Buku 01, atau cara kedua
2. Pada Menu Mutasi Kas Harian klik salah satu tanggal transaksi, lalu isikan transaksi pada lembar Mutasi Kas Harian pada tanggal yang sesuai dengan kejadian transaksi, caranya; klik kolom 2, pilih KM untuk kas masuk, dan KK untuk kas keluar. Lalu klik kolom 4 untuk memilih no./kode perkiraan yang sesuai dengan kejadian transaksi. Hal ini dapat menggunakan pedoman pada No dan Nama Perkiraan.
CARA MENGGUNAKAN BUKU 02
1. Dari Menu Aplikasi, klik [Mulai] untuk menuju Menu Utama, Klik [Pembukuan] untuk menuju Menu Softbook, klik [BUKU 02] untuk menuju Menu Rekapitulasi Kas Harian/Buku 02, atau cara kedua
2. Dari Menu Mutasi Kas Harian/Buku 01, klik [Ke Buku Berikutnya]/ Buku 02 untuk menuju Menu Rekapitulasi Kas Harian/Buku 02.
3. Pada Menu Rekapitulasi Kas Harian/Buku 02 klik salah satu tanggal transaksi sesuai tanggal input data pada Buku 01, lalu lihat kesesuaian nilai transaksi yang terjadi antara pada Buku 01 dan Buku 02 di tanggal transaksi yang sama.
CARA MENGGUNAKAN BUKU 03
1. Dari Menu Aplikasi, klik [Mulai] untuk menuju Menu Utama, Klik [Pembukuan] untuk menuju Menu Softbook, klik [BUKU 03-07] untuk menuju Menu Neraca/Buku 03-07, klik [Buku Kas Masuk (BKM)]/Buku 03, atau cara kedua
2. Dari Menu Mutasi Kas Harian/Buku 01, klik [Ke Buku Berikutnya]/ Buku 02, [Ke Buku Berikutnya]/ Buku 03-07 untuk menuju Buku 03, 04, 05, 06, dan 07. Pada Menu Neraca klik [Buku Kas Masuk (BKM)] untuk menuju Buku 03 guna memeriksa kesesuaian jumlah transaksi kas masuk tiap tanggal atau jumlah total transaksi kas masuk sesuai data yang diinput pada Buku 01.
CARA MENGGUNAKAN BUKU 04
1. Dari Menu Aplikasi, klik [Mulai] untuk menuju Menu Utama, Klik [Pembukuan] untuk menuju Menu Softbook, klik [BUKU 03-07] untuk menuju Menu Neraca/Buku 03-07, klik [Buku Kas Keluar (BKK)]/Buku 04, atau cara kedua
2. Dari Menu Mutasi Kas Harian/Buku 01, klik [Ke Buku Berikutnya]/ Buku 02, [Ke Buku Berikutnya]/ Buku 03-07 untuk menuju Buku 03, 04, 05, 06, dan 07. Pada Menu Neraca klik [Buku Kas Keluar (BKK)] untuk menuju Buku 04 guna memeriksa kesesuaian jumlah transaksi kas keluar tiap tanggal atau jumlah total transaksi kas keluar sesuai data yang diinput pada Buku 01.
CARA MENGGUNAKAN BUKU 05
1. Dari Menu Aplikasi, klik [Mulai] untuk menuju Menu Utama, Klik [Pembukuan] untuk menuju Menu Softbook, klik [BUKU 03-07] untuk menuju Menu Neraca/Buku 03-07, klik [Buku Jurnal Memorial (BJM)]/Buku 05, atau cara kedua
2. Dari Menu Mutasi Kas Harian/Buku 01, klik [Ke Buku Berikutnya]/ Buku 02, [Ke Buku Berikutnya]/ Buku 03-07 untuk menuju Buku 03, 04, 05, 06, dan 07. Pada Menu Neraca klik [Buku Jurnal Memorial (BJM)] untuk menuju Buku 05 guna menginput data transaksi non tunai (jika ada) misalnya, membayar atau menerima dana melalui transfer bank, membayar jasa/bunga simpanan, mencatat mutasi pada tabungan di bank, mencatat akumulasi penyusutan aktiva tetap, dan lain-lain yang bersifat non-tunai. Lakukan input ganda (double entry) pada kolom Debet dan kolom Kredit pada baris nomor perkiraan yang bersesuaian sehingga jumlah total kolom Debet dan kolom Kredit adalah SAMA/BALANCE.
CARA MENGGUNAKAN BUKU 06
1. Dari Menu Aplikasi, klik [Mulai] untuk menuju Menu Utama, Klik [Pembukuan] untuk menuju Menu Softbook, klik [BUKU 03-07] untuk menuju Menu Neraca/Buku 03-07, klik [Buku Neraca Percobaan (BNP)] /Buku 06, atau cara kedua
2. Dari Menu Mutasi Kas Harian/Buku 01, klik [Ke Buku Berikutnya]/ Buku 02, [Ke Buku Berikutnya]/ Buku 03-07 untuk menuju Buku 03, 04, 05, 06, dan 07. Pada Menu Neraca klik [Buku Neraca Percobaan (BNP)] untuk menuju Buku 06 guna memeriksa keseimbangan (balancing) kolom Debet dan Kredit, baik di Saldo Awal, Transaksi Bulan Ini, atau di Saldo Akhir. Jika belum “balance”, maka lakukan koreksi pada Buku 01 dan Buku 05.
CARA MENGGUNAKAN BUKU 07
1. Dari Menu Aplikasi, klik [Mulai] untuk menuju Menu Utama, Klik [Pembukuan] untuk menuju Menu Softbook, klik [BUKU 03-07] untuk menuju Menu Neraca/Buku 03-07, klik [Laporan Keuangan dan Statistik] , atau cara kedua
2. Dari Menu Mutasi Kas Harian/Buku 01, klik [Ke Buku Berikutnya]/ Buku 02, [Ke Buku Berikutnya]/ Buku 03-07 untuk menuju Buku 03, 04, 05, 06, dan 07. Pada Menu Neraca klik [Laporan Keuangan dan Statistik] untuk menuju Buku 07 guna memeriksa laporan keuangan pada bulan bersangkutan.
CARA MENGGUNAKAN BUKU BANK (bila diperlukan)
1. Dari Menu Aplikasi, klik [Mulai] untuk menuju Menu Utama, Klik [Pembukuan] untuk menuju Menu Softbook, klik [BUKU 03-07] untuk menuju Menu Neraca/Buku 03-07, klik [Buku Bank].
2. Dari Menu Mutasi Kas Harian/Buku 01, klik [Ke Buku Berikutnya]/ Buku 02, [Ke Buku Berikutnya]/ Buku 03-07 untuk menuju Buku 03, 04, 05, 06, dan 07. Pada Menu Neraca klik [Buku Bank] untuk menuju Lembar Saldo/Balance Sheet (tabungan di bank).
3. Masukkan/input mutasi yang terjadi terhadap tabungan di bank berdasarkan buku rekening bank untuk mengetahui secara pasti jumlah saldo terakhir. Jika terjadi pengurangan karena potongan administrasi dll, maka inputlah pada kolom Debet, dan jika terjadi penambahan jumlah tabungan karena mendapat bunga misalnya, maka inputlah pada kolom Kredit. Lalu isikan data mutasi pada tabungan di bank ini pada Buku 05 pada perkiraan yang sesuai.
CARA MENGGUNAKAN BUKU INVENTARIS (untuk mengetahui nilai akumulasi penyusutan dan nilai buku aktiva tetap)
1. Dari Menu Aplikasi, klik [Mulai] untuk menuju Menu Utama, Klik [Pembukuan] untuk menuju Menu Softbook, klik [BUKU 03-07] untuk menuju Menu Neraca/Buku 03-07, klik [Inventaris].
2. Dari Menu Mutasi Kas Harian/Buku 01, klik [Ke Buku Berikutnya]/ Buku 02, [Ke Buku Berikutnya]/ Buku 03-07 untuk menuju Buku 03, 04, 05, 06, dan 07. Pada Menu Neraca klik [Inventaris] untuk menuju lembar daftar inventaris/aktiva tetap guna melakukan memeriksa dan mencatat nilai akumulasi penyusutan yang terjadi sehingga diketahui nilai buku inventaris/aktiva tetap pada saat tertentu. Pada Daftar Inventaris ini, ubahlah/sesuaikan tanggalnya dengan tanggal sekarang. Form ini bukan untuk input Inventaris baru, tetapi hanya mencatat akumulasi penyusutan.
3. Adapun untuk input inventaris baru, maka lakukan langkah-langkah berikut: Dari Menu Aplikasi, klik [Mulai] untuk menuju Menu Utama, Klik [Inventaris], lalu inputlah data-data inventaris yang baru.
CARA MELAKUKAN TUTUP BUKU
Bila pencatatan/pembukuan keuangan telah sampai pada akhir periode keuangan (bulan Desember), maka perlu dilakukan Tutup Buku untuk dapat mengalokasikan SHU. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.
1. Dari Menu Aplikasi, klik [Mulai] untuk menuju Menu Utama, Klik [Tutup Buku] untuk menuju Menu Tutup Buku.
2. Dari Menu Mutasi Kas Harian/Buku 01 bulan Desember, klik [Ke Buku Berikutnya]/ Buku 02, [Ke Buku Berikutnya]/ Buku 03-07 untuk menuju Menu Neraca. Pada Menu Neraca klik [Tutup Buku] untuk menuju Menu Tutup Buku.
3. Pada Menu Tutup Buku, langkah 1, klik [Berita Acara Alokasi SHU]. Isilah titik-titik dengan tanggal yang sesuai dan Bab – Pasal AD-ART yang sesuai juga dengan AD-ART yang berlaku. Berikutnya, lakukan editing pada angka prosentasi terhadap pos-pos alokasi SHU sesuai dengan AD-ART. Pastikan bahwa jumlah prosentasi total adalah 100 persen.
4. Langkah 2, klik [Buku Jurnal Memorial] untuk melihat dan memeriksa Buku 05 Tutup Buku. Pastikan bahwa nilai-nilai nominal alokasi SHU telah sesuai dengan Berita Acara serta jumlah kolom Debet dan kolom Kredit adalah SAMA/BALANCE.
5. Langkah 3, klik [Buku Neraca Percobaan] untuk melihat dan memeriksa Buku 06 Tutup Buku. Pastikan bahwa nilai-nilai nominal alokasi SHU telah masuk pada kolom Transaksi Bulan Ini serta jumlah kolom Debet dan kolom Kredit adalah SAMA/BALANCE.
6. Langkah 4, klik [Laporan Keuangan dan Statistik] untuk melihat dan memeriksa Buku 07 Tutup Buku. Pastikan bahwa jumlah nilai-nilai transaksi pada kelompok Pendapatan dan kelompok Biaya adalah NOL.
Catatan :
*) Sebelum mencetak, lalukan setting halaman, sesuaikan dengan ukuran kertas. Untuk kertas folio : pjg 33 cm dan lbr 21,5 cm. Khusus Buku 4 terdiri dari 2 halaman.
BEBERAPA TAMBAHAN FITUR DAN FASILITAS
DALAM PAKET SISTEM PEMBUKUAN (Softbook) VERSI 2007
1. Aplikasi Penghitung Penyusutan Aktiva Tetap (Inventaris) yang menggunakan Straight Line Method (metode garis lurus) untuk memudahkan dalam kalkulasi nilai buku aktiva tetap dengan hanya mengubah tanggal sesuai saat ini.
2. Aplikasi Tutup Buku untuk memudahkan UPK atau Koperasi melakukan Tutup Buku dengan cepat dan akurat. Dengan aplikasi ini, tidak perlu lagi melakukan penghitungan manual saat tutup buku.
3. Aplikasi Kolektibilitas yang disempurnakan dari versi sebelumnya. Dengan aplikasi Kolektibilitas ini, maka UPK/Koperasi akan dapat dengan mudah mengetahui jumlah piutang nasabah/anggota, mengetahui jumlah tagihan pada angsuran ke-x, mengetahui jumlah tunggakan, dan lain-lain sehingga memudahkan saat membuat anggaran dan perencanaan.
4. Aplikasi Validitas yang sangat membantu dan memudahkan user/operator sistem pembukuan dalam memeriksa validitas data keuangan yang sedang diinput sehingga jika terdapat kesalahan dengan cepat segera terdeteksi dan dapat dilakukan koreksi.
5. Aplikasi Tabungan/Simpanan yang sangat berguna dalam melakukan pencatatan anggota/nasabah yang menabung atau menyetor simpanan. Aplikasi ini saat ini sedang direvisi agar dapat digunakan juga untuk simpanan pokok dan simpanan wajib anggota disertai dengan persentasi (%) pembagian SHU. Insyaallah.
6. Pesan-pesan peringatan dan Balancing Indicator (Penanda Keseimbangan) untuk Neraca Awal, Buku Jurnal Memorial, dan Buku Neraca Percobaan.
7. Fasilitas lain segera ditambahkan, insyaallah.
Informasi!
Excel Platinum Solution
Paket Software Sistem Pembukuan ini akan terus dikembangkan dan di-update sesuai kebutuhan. Oleh sebab itu, jangan ragu percayakan pembukuan dan laporan keuangan Anda pada software-software kami. Sampai saat ini software yang telah tersedia untuk membantu pekerjaan Anda diantaranya :
Softbook (Software Sistem Pembukuan untuk Koperasi dan UPK)
Software Sistem Penghitung Rekening HIPPAM (Penghitung biaya pemakaian air)
Software Nilai Sekolah/Madrasah khusus SD/MI dan SMP/MTs berbasis KTSP
Software Pembukuan Kas Umum (penghitung rekapitulasi kas)
Software Laporan Keuangan (penghitung rekapitulasi kas panitia pembangunan fisik)
Dengan harga yang MURAH DAN AMAT TERJANGKAU
Untuk pemesanan segera hubungi Excel Platinum Solution
Melalui telephone : 085 648 627 103 (a.n. Muflihun Hs.)
Atau
Melalui email : lie.chuen@gmail.com atau muflihunhs@rocketmail.com
Bila ada kesulitan, pertanyaan dan masukan,
mohon disampaikan langsung ke Excel Platinum Solution melalui alamat di atas.
Belum ada tanggapan untuk "CARA PENGGUNAAN SISTEM PEMBUKUAN (Softbook)"
Posting Komentar