Membuat Merge Print/Mail Merge di Excel 2007

Merge Print/Mail Merge di Word? Mungkin Anda yang sering berurusan dengan tugas melayangkan sejumlah besar surat sudah sangat mengenal dengan fitur ini. Fitur ini memang sangat memudahkan, oleh karenanya amat populer. Sudah banyak yang tahu dan sudah menggunakan fasilitas office ini. Tentunya, termasuk jika kita harus mengambil sumber data dari file Excel. Tetapi bagaimana jika kita harus melakukan Merge Print/Mail Merge di Excel? Misalkan, mencetak sebuah form di Excel seperti form nilai/rapor siswa, SPTT, Kwitansi , Kartu Peserta Ujian, Kartu Pelajar dan lain-lain? Ternyata kita juga bisa melakukannya dalam file Excel. Jika Anda termasuk orang yang sering harus melakukan tugas-tugas seperti saya sebutkan di atas, dan Anda belum tahu caranya, ada baiknya Anda melanjutkan membaca artikel ini.

Langsung saja kita mulai… Kita akan mencoba membuat kartu nama sederhana. Caranya:

1. Siapkan dokumen baru di Excel. Sheet1 kita gunakan sebagai tempat form yang akan kita cetak. Dan sheet2 kita gunakan sebagai sumber data (data source). Ada baiknya ganti nama sheet1 dengan “Form” dan sheet2 dengan “Data”. Caranya, double klik nama sheet, lalu ketik nama baru. 

2. Pada sheet “Data” coba buat table seperti di bawah ini.

3. Pada sheet “Form” buatlah desain form seperti gambar berikut.

a.       Tambahkan tombol Spin (Spin Button) dan tombol Comman Button. Caranya; jika tab Developer Anda belum tampil, maka tampilkan lebih dulu dengan cara Klik  Office Button di pojok kiri atas jendela office lalu klik Excel Option, pada group Popular klik/centang Show Developer Tab in the Ribbon. Hasilnya tab Developer akan tampil di sebelah kanan tab View.

b.      Klik Tab Developer, pada group Controls klik Insert, klik/pilih Spin Button lalu tempatkan pada sisi kiri form seperti pada gambar. Dengan cara yang sama buat Command Button dan tempat di sisi kanan bawah form seperti pada gambar.

1.        

     4. Masukkan rumus pada cell-cell seperti pada gambar.

a.       Cell  E4 =VLOOKUP(A1,Data!A2:F6,2)

b.      Cell  E5 =VLOOKUP(A1,Data!A2:F6,3)

c.       Cell  E6 =VLOOKUP(A1,Data!A2:F6,4)

d.      Cell  E7 =VLOOKUP(A1,Data!A2:F6,5)

e.      Cell  E8 =VLOOKUP(A1,Data!A2:F6,6)

1.     5. Hasilnya akan terlihat seperti berikut. Untuk melihat seluruh kartu, tinggal klik tombol spinner ke atas dan ke bawah.

1.       

     6. Langkah terakhir, tinggal mengatur kedua tombol.

a.       Tombol Spin; Klik kanan pada tombol Spin, klik Format Control, lakukan pengaturan seperti gambar, lalu klik OK.

b.       Tombol Command Button, kita buat kode macronya agar tombol CETAK bisa berfungsi menjalankan tugasnya yakni mencetak seluruh record yang sudah kita buat pada sheet data.  Tekan Alt+F11, tampil jendela Microsoft Visual Basic. Klik Sheet1 (Form), lalu pada jendela VB Editor ketik kode seperti pada gambar.

.Lebih jelasnya kode seperti berikut ini.

 7. Kembali ke jendela Excel, klik kanan tombol Command (Cetak), pilih Assign Macro, Pilih Sheet1.Mail_Merge, lalu OK.

2.       8.Simpan dengan tipe file xlsm (Excel Macro EnableWorkbook). Tipe ini digunakan agar dapat menyimpan macro yang telah kita buat. Selamat Mencoba…! Dan silahkan dimodifikasi  suka-suka hati sesuai kebutuhan.

      

       Sumber: diolah dari berbagai referensi online..