- Published on Friday, 23 August 2013 07:49
- Written by Abdul Munif, S.Pd.,S.ST.,M.Kom
1. Document Content Management System (DCMS)
Garter
memberikan definisi tentang DCMS dalam tingkatan sederhana yaitu
pengelolaan dokumen melalui perangkat elektronik (komputer) dimana
pengguna menyimpan data, dokumen dalam format docs, pdf, presentasi
power point, Excel spreadsheet dll. Pengaturan data tersebut secara
efektif menghasilkan struktur dokumen folder dan memungkinkan mereka
dengan mudah untuk menyimpan, mengambil dan menghapus isi dokumen
tersebut. Perkembangan saat ini pengelolaan dokumen mengarah kepada
penyimpanan data dalam format dokumen web dan memanfaatkan jaringan awan
(claud network) dan peran fungsi pengelolaan berkembang kapada
kolaborasi data, pencarian data cepat dan berbagi data dengan pengguna
lain. Terdapat beberapa vendor DMS dengan aplikasinya, masing-masing
memiliki kelebihan dan kekurangannya. Aplikasi tersebut mulai yang
gratis dan berbayar. Beberapa aplikasi tersebut antara lain ialah
alfresco, ELO office, Google drive, sky drive, rapidshared, 4share,
Dropbox. Dan lain-lain.
Gambar 1. Logo berbagai Aplikasi DCMS
Alfresco
adalah salah satu alternatif sofware open source terkemuka untuk
manajemen konten perusahaan (Enterprise Content Management System:ECMS).
Alfresco mempunyai tinggkat stabilitas yang cukup bagus untuk platform
kelas enterprise. Alfresco inc didirikan pada tahun 2005 oleh John
Newton salah satu pendiri Documentum, dan John Powell, mantan CEO
Business Objects. Alfresco merupakan salah satu Investor dan perusahaan
investasi terkemuka seperti Accel Partners, Mayfield Fund dan SAP
Ventures. Alfresco dibangun oleh sebuah tim dari dari beberapa anggota terkemuka seperti Documentum, FileNet, OpenText, Vignette. Model
open source dari Alfresco memungkinkan untuk menggunakan teknologi
best-of-breed dan memberikan kontribusi dari komunitas open source.
Platform konten Alfresco menggunakan arsitektur yang fleksibel, menggunakan standar open source untuk menyediakan manajemen dokumen, manajemen konten web, manajemen record dan perangkat lunak kolaborasi untuk 1100 pelanggan perusahaan di 40 negara. Mampu diintegrasikan dengan aplikasi SAP, IBM Lotus, Microsoft Office, SharePoint, dan Google Docs. Alfresco dibangun menggunakan komponen infrastruktur sumber terbaru dan terbuka termasuk: Spring, Hibernate, Lucene, dan MyFaces, serta didasarkan pada pemrograman berorientasi aspek.
ELO Digital Office GmbH adalah sebuah perusahaan vendor ECMS yang mengembangkan dan memasarkan produk dan solusi berkinerja
tinggi pada area manajemen dokumen elektronik, pengarsipan digital dan
alur kerja serta manajemen konten web. Perusahaan ini beroperasi secara
internasional dengan kantor pusat di Stuttgart dengan cabang seluruh dunia, termasuk Eropa dan Asia.
Rangkaian
produk ELO memenuhi semua kebutuhan dan ketentuan sistem ECM/DCMS
modern systems dan menjadi platform ideal untuk manajemen informasi dan
pengetahuan yang efisien. Produk ELO ECMS meliputi tiga paket software
yaitu: 1). ELO Office merupakan solusi pengguna individual, karyawan lepas dan bisnis skala kecil. 2). ELO professional, sebagai solusi client/server modular, didesain untuk dapat memenuhi kebutuhan bisnis skala kecil dan menengah. 3). ELO Enterprise memungkinkan implementasi di korporasi yang besar dan grup perusahaan dengan spektrum pilihan konfigurasi yang luas.
Dropbox adalah layanan penyedia data berbasis web
yang dioperasikan oleh Dropbox, Inc. Dropbox menggunakan sistem
penyimpanan berjaringan yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan dan
berbagi data serta berkas dengan pengguna lain di internet menggunakan sinkronisasi data. Dropbox didirikan pada tahun 2007 oleh lulusan Massachusetts Institute of Technology (MIT) Drew Houston dan Arash Ferdowsi dengan modal awal yang didapat dari Y Combinator.
Dropbox
menyediakan layanan baik gratis ataupun berbayar, masing-masing dengan
keuntungan yang bervariasi. Pada tahun 2011 Dropbox juga meluncurkan "Dropbox for Teams",[6]
sebuah layanan dari Dropbox yang dikhususkan untuk kelompok bisnis atau
kelompok lainnya yang membutuhkan layanan untuk mengendalikan
administrasi, tagihan yang terpusat, dan lain sebagainya. "Dropbox for Teams" tetap tersedia di situs web, namun harga yang ditawarkan berbeda dengan layanan Dropbox lainnya.
Bila dibandingkan dengan layanan serupa lainnya, Dropbox menawarkan jumlah pengguna yang relatif besar, dengan penggunaan sistem operasi
yang bervariasi, baik untuk perangkat mobile ataupun desktop. Terdapat
berbagai versi untuk berbagai sistem operasi, termasuk untuk Microsoft Windows, Mac OS X, dan Linux (resmi atau tidak resmi). Dan tersedia juga berbagai versi untuk perangkat mobile, diantaranya Android, Windows Phone 7, iPhone, iPad, WebOS, dan Blackberry, dan klien yang berbasis web. Dropbox menggunakan model finansial Freemium, dan layanan gratisnya menyediakan 2 GB
penyimpanan online gratis. Para pengguna yang menyarankan Dropbox ke
orang lain bisa meningkatkan kapasitas penyimpanan hingga 8 GB.
Kompetitor utama dari Dropbox antara lain, Box.net, FilesAnywhere,
CloudMe, CrashPlan, Egnyte, iCloud, Mozy, SpiderOak, SugarSync, TitanFile, Ubuntu One, Windows Live SkyDrive, Wuala dan ZumoDrive.
SkyDrive (nama resmi Microsoft SkyDrive, sebelumnya Windows Live SkyDrive dan Windows Live Folders) adalah layanan komputasi awan serupa dengan Dropbox dan Google Drive yang memungkinkan penggunanya mengunggah dan mensinkronkan berkas ke suatu penyimpanan awan dan kemudian mengaksesnya melalui peramban Web atau perangkat tertentu. Layanan ini dibuat oleh Microsoft dan merupakan bagian dari layanan daring Windows Live
dan memungkinkan pengguna menyimpan berkas-berkasnya secara pribadi,
membagikannya dengan orang-orang dalam kontak, atau menjadikan
berkas-berkas bersifat umum. Berkas-berkas yang dibagikan untuk umum
tidak memerlukan akun Microsoftuntuk mengaksesnya.
Microsoft menghadirkan SkyDrive yang dirilis hampir bersamaan saat Google memperkenalkan GDrive. Meniru fitur seperti Dropbox,
yaitu Desktop Sync Clients, SkyDrive juga menghadirkan fitur editor via
web untuk file-file dokumen (Docs, Excel, Powerpoint dan OneNote).
Microsoft
SkyDrive tidak hanya dikembangkan di dalam platform Windows dan
WindowsMobile saja tetapi juga mendukung platform OSX dan iOS. Kabar
terbaru untuk pengembangan SkyDrive, Microsoft sudah mengintegrasikan
SkyDrive ke dalam OS terbaru Windows yaitu Windows 8.
- Platform yang didukung: Windows, Mac, WindowsMobile, iOS, Web.
- Kapasitas data gratis: 7 GB.
- Harga untuk tambahan kapasitas data: +20 GB ($10 / tahun), +50 GB ($25 / tahun) dan +100 GB ($50 / tahun).
- Fitur utama: aplikasi editor via web untuk file yang berupa dokumen (Docs, Excel, Powerpoint dan OneNote).
4shared ialah penyedia penyimpanan berkasdalam jaringan yang berasal dari Ukraina yang didirikan pada tahun 2005 di Kiev
oleh Alex Lunkov dan Sergey Chudnovsky. 4shared memiliki sekitar
5.300.234 pengguna, 11.000.222 kunjungan harian, 940TB berkas-berkas
yang disimpan dalam 4shared dan 317TB transfer berkas setiap hari.
4shared memungkinkan bagi para penggunanya untuk dapat mengunggah dan mengunduh berkas dalam jaringan menggunakan perambah web.
Bagi pengguna regular yang mendaftar secara gratis bisa mengunggah dan
menyimpan berkas-berkas mereka hingga kisaran 10240 MB atau 15 GB ke
dalam akun 4shared mereka. Namun bagi pengguna yang telah memverifikasi
akun email mereka, maka kapasitas penyimpanan akan bertambah menjadi 15
GB. Lain halnya bagi pengguna premium yang dapat menyimpan
berkas-berkasnya dalam jaringan hingga kisaran 100 GB dalam akun 4shared
beserta kelebihan-kelebihan lainnya dibandingkan dengan pengguna
regular.
Berkas yang telah diunggah akan disimpan dalam jaringan dan kemudian akan diberi alamat URL
dan tautan web yang unik yang memungkinkan bagi pemilik akun atau pun
pengguna lain baik yang terdaftar ataupun tidak untuk dapat mengunduh
dan berbagi-pakai berkas tersebut. Berkas yang telah disimpan memiliki
masa kedaluarsa
hingga 30 hari setelah pengunggahan atau pengunduhan terakhir, setelah
itu berkas akan terhapus dengan sendirinya. Namun bagi pengguna premium,
mereka tidak memiliki batasan waktu dalam penyimpanan berkas-berkas
mereka.
Tampilan antarmuka 4shared hampir serupa dengan tampilan Windows explorer sehingga sangat mudah untuk digunakan.
Pengguna anonim tidak dapat mengunduh, pengguna biasa harus menunggu
secepat-sepatnya sekitar 520/20 detik tanpa harus memasukkan kode 'CAPTCHA'
untuk dapat menguduh suatu berkas, pengguna premium bisa mengunduh
beberapa berkas sekaligus dalam waktu yang bersamaan, tanpa waktu
tunggu, tanpa batasan.
7. Google Drive dan Google DOC
Google Drive adalah layanan penyimpanan daring milik Google yang diluncurkan pada 24 April 2012. Layanan ini merupakan ekstensi dari Google Docs dan akan mengganti URL docs.google.com dengan drive.google.com setelah diaktifkan. Google Drive memberikan layanan penyimpanan gratis sebesar 5 GB
dan dapat ditambahkan dengan pembayaran tertentu. Kapasitas penyimpanan
dapat ditingkatkan dengan cara mengupgrade dan berbayar. Untuk upgrade
ke 25 GB membayar $ 2.49/month , 100GB seharga $ 4.99/month dan 1 TB
seharga $ 49.99/month
Dengan fitur unggulan yang sama seperti Dropbox,
yaitu sinkronisasi data melalui folder khusus di dalam desktop atau
lebih dikenal dengan Desktop Sync Clients. GDrive memberikan kapasitas
gratis sebesar 5 GB dan tentunya fitur-fitur yang terintegrasi dengan
layanan Google lainnya seperti: Gmail, G+ dan Google Search. Fitur yang
bisa digaris bawahi dari GDrive adalah API’s untuk para Developer.
Hingga kini GDrive telah terhubung dengan puluhan aplikasi pihak ketiga.
Dengan menggunakan fasilitas online dari google drive pengguna dapat :
a. Create and collaborate
Google
Docs dibangun secara langsung dalam Google Drive, sehingga pengguna
dapat bekerja dengan orang lain secara real time pada dokumen (pengolah
kata) , spreadsheet (pengolah data) dan presentasi . Setelah pengguna
memilih fasilitas untuk berbagi konten dengan orang lain (sharing), maka
pengguna lain dapat menambah dan membalas komentar pada format dokumen
apa pun ( PDF , gambar , file video, dll ). Pengguan juga dapat
menerima pemberitahuan ketika orang lain memberi komentar pada satu item
secara bersama-sama.
b. Store everything safely and access it anywhere (especially while on the go)
Menyimpan
semua dokumen dengan aman dan mengaksesnya di mana saja (terutama saat
bepergian). Semua dokumen yang diunggah di google drive dapat mengakses
melalui jaringan internet dari rumah, kantor, dimana spengguna
menjalankan tugas dan dari semua perangkat. Pengguna dapat menginstal
aplikasi Google Drive pada Mac atau PC dan dapat men-download aplikasi
Drive ponsel Android atau tablet. Aplikasi ini juga dapat berjalan pada
perangkat iOS . Dan terlepas dari platform, pengguna khusus (tuna netra)
dapat mengakses Drive dengan pembaca layar.
c. Search everything
Pencarian
dokumen menggunakan kata kunci dan filter dengan jenis file atau nama
pemilik. Google Drive dapat mengenali teks dalam dokumen yang diambil
menggunakan teknologi Optical Character Recognition ( OCR ). Pengguna
dapat meng-upload gambar yang diambil dari dari kliping koran tua dan
dapat mencari kata dalam teks artikel yang ada. Google Drive juga
menggunakan pengenalan pola gambar sehingga jika pengguna melakukan drag
dan drop dokumen foto atau video ke dalam google drive maka pengguna
dapat mencari atau menggunakan kembali foto tersebut. Teknologi ini
masih dalam tahap pengembangan.
d. Web aplication connection
Melalui
google drive pengguna dapat mengakses berbagai aplikasi berbasis web
secara cepat seperti : gmail, google search, google map, google play,
google news, you tube, google translate, google book, bloger, google
wallet, google shooping, dan lain-lain
Untuk
dapat mengakses google drive pengguna harus mempunyai akun di GOOGLE.
Jika sudah mempunyai akun google maka masukkan alamat email google dan
password pada kolom sign in. jika belum memilikinya maka lakukan
langkah-langkah seperti dibawah ini:
a) Buka web browser dan pada URL ketik drive.google.com
Gambar 1. Halaman login google drive
b) Klik tombol sign up pada ujung kanan atas
Gambar 2. Form registrasi akun google drive
c) Isi dokumen yang ditampilkan kemudian klik next step
Gambar 3 menambahkan foto pada akun google drive
d) Tambahkan foto kemudian klik next step
Gambar 4 Halaman konfirmasi akun google drive
· Akun google sudah berhasil dibuat klik back to google dooc untuk memulai mengunggah dokumen.
9. Mengakses Situs Google drive
Untuk
mengakses google drive pastikan komputer atau laptop terhubung dengan
jaringan internet. Selanjutnya ikuti langkah-langkahnya sebagai berikut:
- Buka browser google chrome dan kunjungi https://drive.google.com
- Pada menu sign in masukkan alamat email dan password yang telah dibuat.
Gambar 5 Halaman utama google drive
10. Membuat folder.
Penyimpanan
data dalam google drive sama seperti penyimpanan data dalam komputer
lokal. Folder utama untuk penyimpanan adalah my drive. Pengelolaan
dokumen dapat dilakukan secara terstruktur menggunakan folder dan sub
folder. File yang telah kita buat menggunakan editor dari laptop atau
komputer dalam semua format dokumen dapat tempatkan dalam folder
tersebut. Google drive juga menyediakan menu aplikasi untuk membuat dan
menyunting dokumen secara langsung. Menu tersebut adalah aplikasi untuk
membuat document (pengolah kata), presentasi, pengolah kata
(spreadsheet) dan pengolah grafis (drawing).
Dalam
google drive dokumen yang berupa dapat disimpan dalam folder-folder
sesuai dengan kategori dokumen. Untuk membuat folder dapat dilakukan
sebagai berikut:
- Klik menu create kemudian pilih folder
- Ketik nama foldernya kemudian klik create
- Folder yang telah dibuat akan ditampilkan dalam menu My drive
- Dengan cara yang sama dapat dibuat sub folder pada folder yang telah dibuat
- Gambar-gambar dibawah ini menjelaskan langkah-langkah membuat folder
Gambar 6 Membuat folder di halaman Google Drive
11. Mengunggah file
Dengan aplikasi google drive pengguna dapat mengunggah dokumen dalam semua format (file gambar, video, pengolah kata, pengolah data, presentasi atau pdf, aplikasi dll). Dokumen
tersebut dapat diunduh dan beberapa format dokumen dapat ditampilkan
secara langsung dalam halaman web. Langkah-langkah mengunggah file dalam
google drive yaitu sebagai berikut:
- Pilih folder atau sub folder sebagai tempat file
- Klik icon upload disebelah kanan menu create
- Klik files dan pilih file dari drive lokal di komputer atau laptop.
- ika upload berhasil maka file akan ditampilkan dalam daftar list file dan status file adalah uploaded
- Gambar-gambar dibawah ini menjelaskan langkah-langkah mengunggah file.
Gambar 7 Membuat folder di halaman Google Drive
12. Melakukan Sharing file
Secara
default dokumen yang telah berhasil diunggah belum tersharing, hal ini
dapat dilihat dari status filenya yaitu uploaded. Media untuk berbagi
file (sharing) dapat dilakukan via email (gmail.com), google+, jejaring
sosial (facebook dan twitter) dan link web yang hanya dapat diakses oleh
pengguna collaborator. Sedangkan siapa yang dapat mengakses file yang
telah dipublikasi atau sharing adalah dapat diatur melalui beberapa
konfigurasi yaitu:
- Public on the web: semua orang dapat mengases file tanpa harus login atau sign in ke google drive
- Anyone with the link : seseorang yang dapat mengakses alamat link tanpa harus login atau sign in ke google drive.
- Private :seseorang yang mempunyai ijin untuk mengakses dan dibutuhkan login atau sign in ke google drive.
- Invite
people : seseorang yang diundang untuk dapat mengakses file melalui
alamat email atau group yang telah tergabung dengan google drive.
Lengkah-langkah yang dilakukan untuk men-sharing file adalah sebagai berikut:
- Dalam daftar list file klik teks link share disebelah kanan judul filenya.
- Menu pengaturan sharing akan ditampilkan
- Pada who has access klik change untuk merubah siapa yang dapat mengakses file misal pilih private.
- Pada invite people dapat ditambahkan orang tertentu (nama user, alamat email atau group).
- Untuk merubah ijin mengakses file pilih change.
- Untuk mengakhiri proses sharing dan menyimpan perubahan klik done
- Jika berhasil maka status file menjadi shared.
- Proses sharing juga
dapat dilakukan dengan mengklik kanan nama file kemudian klik share
maka menu pengaturan sharing akan ditampilkan
- Gambar-gambar dibawah ini menjelaskan langkah-langkah sharing file
Gambar 8. Sharing file melalui fungsi klik kanan
Gambar 9. Pengaturan sharing file di Google Drive
Gambar 10. Pengaturan pilihan sharing, invite people dan status file tersharing
13. Mengunduh file yang telah disharing
Untuk
mendownload file yang disharing dapat dilakukan dengan mengakses alamat
link yang telah diberikan. Beberapa format file akan ditampilkan dalam
halaman tersebut. langkah-langkah yang dilakukan untuk mendownload
adalah sebagai berikut:
Gambar 11 Mengunduh file yang telah tersharing
14. Daftar pustaka
Sumber : www.vedcmalang.com
Belum ada tanggapan untuk "PENGELOLAAN DOKUMEN ONLINE (DOCUMENT CONTENT MANAGEMENT SYSTEM) MENGGUNAKAN APLIKASI GOOGLE DRIVE"
Posting Komentar